¡Por qué se quejan los clientes!

Sergio Topor

Imaginemos esta situación: un cliente le cuenta al arquitecto, en la entrevista inicial, qué es lo que requiere; definen en conjunto un programa métrico, acuerdan los honorarios, y finalmente llega la pregunta fatal: cuánto va a costar la obra y cuánto tiempo va a llevar.

Estimar los costos y planificar los plazos son dos de los puntos más sensibles que tiene la profesión. Cuando analizamos las quejas de los clientes respecto a los arquitectos, la falta de cumplimiento de plazos y presupuestos acordados se lleva las palmas, una falencia que los arquitectos no alcanzamos a resolver. Sistemáticamente trabajamos por aproximaciones sucesivas: en lo que hace a los costos, partimos de la estimación por metro cuadrado de obra similares, y en cuanto a los plazos, usamos los antecedentes de cuánto llevó construir alguna obra de similar. En ambos casos le agregamos un margen de cobertura.

Es decir, seguimos haciendo lo mismo que hace 2.000 años, sin entender que el mundo cambió. Hoy el cliente exige compromiso y exactitud en nuestras respuestas, y en particular, en aquellas variables que le son fundamentales: los plazos de ejecución y el costo de la obra, los dos puntos donde la profesión suele tener mayores errores de cumplimiento.

Los clientes solicitan datos muy simples: 

• Cuánto va a costar la obra;

• Cuándo se les va a entregar la obra terminada;

• Cuánto dinero se requiere cada mes, a lo largo del proyecto y la obra. 

Está en nosotros contestar esas preguntas. Los arquitectos no carecemos de recursos para enfrentar esta problemática, existen dos herramientas conocidas por todos: la planificación y el cómputo y presupuesto.

Cómputo y presupuesto juntos son el qué y el cuánto, la planificación es el cuándo. Junto con la documentación ejecutiva definen con claridad qué y cómo debe construirse. ¿Para qué hacemos planes, cómputos y presupuestos? Para trabajar mejor, con mayor certeza, que las obras y proyectos sean más previsibles, que tengan menos riesgos e inconvenientes, y para mejorar la coordinación de todos los actores involucrados.

Cómputo y presupuesto (CYP)
Solemos encarar el CYP por aproximaciones sucesivas, pasando de lo general a lo particular. Requiere dos datos precisos pero muy distintos:

• el cómputo (cuánto hay de cada cosa);

• el presupuesto (cuánto cuesta cada cosa).

Usamos el método cartesiano, dividimos el todo en partes más pequeñas para poder evaluarlas correctamente, por separado. Se comienza el análisis tomando el costo por metro cuadrado del total de la obra ($/m2), y posteriormente se discrimina por tarea ($/m2, $/m3, $/tn, etc.) hasta lograr un grado de detalle que nos permita identificar los componentes significativos del costo. En este sentido las herramientas BIM nos proporcionan una ayuda increíblemente valiosa ya que simplifican y dan exactitud al trabajo del cómputo.

Sin embargo, es necesario partir de una visión estratégica: cómo y qué se computa, que sea coherente con lo que se presupuesta, y cuál es el grado de precisión al cual debemos arribar, definiendo el uso del CYP como una herramienta de gestión a lo largo del proceso completo de la obra y no sólo como una estimación inicial.

¿Cuáles son los errores más comunes al realizar el CYP?

• El CYP lo realizan los miembros juniors de la oficina o la empresa, quienes menos conocen del proceso constructivo;

• No hay contacto entre los encargados de CYP y los ejecutores de la obra;

• Se usan estándares de trabajo de terceros y nunca conocemos los propios;

• Los estándares reflejan el cómo debería ser un proceso correctamente diseñado y/o en condiciones ideales, y no lo que realmente sucede en obra;

• Los estándares no reflejan necesariamente las variaciones de la mano de obra por distintos climas, altitud, reglamentaciones sindicales, tipo de proyecto, capacitación, premios por producción, etc.;

• Profundizamos en forma desmedida en elementos como el hormigón, albañilería y terminaciones, y poco en las instalaciones, o las partes que menos conocemos, y todo lo demás se presupuesta con terceros o se toma por aproximación;

• No se actualiza el CYP base con las modificaciones que se producen en el proyecto y/o la obra;

• No se realiza un correcto control de gestión de proyectado versus consumido.

Existe muy buena bibliografía respecto a los standares de producción, y excelentes publicaciones de dónde tomar valores, pero hay que entenderlos desde ese punto de vista: son sólo referencias que no necesariamente serán aplicables a nuestros proyectos sin un intenso análisis previo.

Planificación de obras, plan de trabajos (PDT)
El plazo de un proyecto está definido por los requerimientos del negocio que soporta, el flujo de fondos disponible por parte del cliente, y por último la complejidad técnica a realizar. En las obras comunes, la ejecución suele estar más condicionada al flujo de fondos que a los aspectos constructivos.

Todos hemos visto, entre maravillados y avergonzados, como en China realizan rascacielos en pocas semanas, ejemplo claro una planificación muy ajustada; y para los escépticos, el Empire State Building, de 208.879 m², 102 plantas y una altura de 443 m, se construyó en 410 días, en 1930. 

El tiempo no es nuestra principal limitación: lo son la falta de planificación, organización y de toma de decisión. 

Qué significa planificar: establecer ordenadamente las metas y medios del proyecto. Un PDT completo incluye las fechas de inicio y fin, la duración, el costo los recursos y alcances necesarios de cada tarea. 

Lo primero que debemos comprender es que se planifica el total del proyecto, no sólo la obra a construir. Esto abarca el diseño, la ingeniería, los plazos de aprobaciones y gestiones, las compras y licitaciones, la construcción y el período de puesta en marcha del edificio terminado.

Todo PDT tiene dos etapas: la planificación, que es el lineamiento general, y define los principales entregables^[1], sus características, tiempo y costo, y la programación, que es el desarrollo especificado tarea por tarea, con sus plazos, costos y recursos. Un buen plan incluye los costos y, de corresponder, los ingresos, además de poder generar una herramienta fundamental, que es el flujo de fondos.

Hoy existen en el mercado excelentes y variadas herramientas informáticas de planificación y programación, que integran los plazos y los costos, y que son realmente simples de utilizar, y metodologías diversas (Camino Crítico, Agiles, Scrum, etc.) que deben ser analizadas en según el caso. Sin embargo, nos resistimos a planificar. 

En una estadística realizada, menos del 10% de los profesionales involucrados realizan el PDT de sus obras, y de esos, sólo el 20% realiza el seguimiento del mismo^[2].

Además, existe un preconcepto erróneo en nuestro medio: que es preferible que una obra se atrase a que sea más cara.

Y los mismos errores que se cometen con el CYP se aplican al PDT:

• No se define primero la estrategia de ejecución;

• Se planifica con estándares de producción que no se verifican en la realidad, no se miden los desvíos, no se actualiza ni se corrige en base a la producción real en obra;

• Se planifica al detalle la obra civil, y no se presta atención a las instalaciones, las compras y, sobre todo, no se planifican los plazos de diseño en ingenierías;

• No se generan la cantidad de tareas mínimas necesarias para asegurar el control de lo ejecutado;

• No se insertan adecuadamente las relaciones de dependencia entre las tareas;

• No se verifica la disponibilidad de recursos necesarios, ni se planifica para una asignación razonablemente ordenada de personal y/o equipos;

• En el mejor de los casos (con honrosas excepciones), hay un diagrama de Gantt realizado en excel, con algunas tareas dibujadas, sin mayor información ni detalle;

• No se realiza el análisis de riesgos, no se establecen márgenes ni planes de mitigación;

• No se cruza el PDT con el flujo de fondos que define el cliente;

• No se actualiza el planificado con la realidad, por lo que el plan queda obsoleto;

• No se realiza un correcto control de gestión del avance realizado versus el planificado, ni se informa al cliente de los desvíos reales que se producen.

Si para la gestión del CYP se utilizan incontables planillas, para el PDT la herramienta más difundida en las obras es un simple diagrama de Gantt, que en escasas ocasiones cubre los requerimientos mínimos para los que fue concebido, y suele quedar solamente como un elemento decorativo pegado en la pared de algún obrador.

Estamos en una nueva era, donde nuevas herramientas informáticas y la próxima llegada de la inteligencia artificial serán colaboradores invaluables en nuestro trabajo, aportando datos donde hoy solo tenemos aproximaciones y dispersión. Este horizonte es prometedor, pero lejano para la construcción civil en Argentina, donde nos movemos con sistemas tradicionales y artesanales. Nuestro desafío es utilizar mejor lo que conocemos, para dar mejor servicio a nuestros clientes, y penar menos en nuestras obras.

Finalmente, si queremos responder y cumplir con las exigencias de los clientes, debemos comprender que disponer de un plan de trabajos, y del cómputo y el presupuesto completos y actualizados, mejoran drásticamente las posibilidades de éxito, pero su carencia e incumplimiento son un camino seguro al fracaso.

[1] Entregables: representación física de un producto a entregar al cliente. 
[2] Estadísticas realizadas por el autor en los cursos de postgrado que ha dictado en la FADU, UBA; UDT, NAyC, ESEADE, CPAU, como profesor de Planificación y Programación de Obras, Project Management y/o Evaluación de Proyectos de Inversión.